우리가 직장에서 일하며 받는 급여는 생활을 유지하는 데 있어 매우 중요한 부분이죠. 그런데 급여명세서를 제출할 때 꼭 지켜야 할 사항들이 있는데요, 이를 소홀히 하면 회사와 마찰이 생길 수 있어요. 오늘은 급여명세서 제출과 관련된 팁을 함께 나누려고 합니다. 친구에게 이야기하듯 편안한 말투로 작성했으니 재미있게 읽어보시길 바랄게요.
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급여 명세서 제출 시기
아 정말, 회사 생활을 하다 보면 급여명세서 제출 시기를 놓치기 십상이에요! 전 실수로 며칠을 늦게 내서 한번 징계 경고까지 받았었거든요ㅠㅠ 그래서 요즘엔 캘린더에 알람까지 꼭 맞춰놓고 있답니다^^
보통 국내 대부분의 기업에서는 매월 급여대장 마감일 2~3일 전까지 근로자 개인이 직접 급여명세서를 제출해야 합니다! 회사별로 조금씩 차이가 있긴 하지만 대체로 매월 25일 전후가 명세서 제출 마감일이에요. 이를 어길 시에는 지각 공제나 기타 불이익을 받을 수도 있으니 유의하셔야 해요. ?!!
구체적인 예시
그런데 이렇게 말씀드리면 어렵지 않나요? 오랫동안 회사생활을 하신 분들은 당연히 알고 계실 테지만, 신입 사원 분들께는 생소한 개념일 수도 있겠네요. 그래서 포스팅 주제와 관련하여 구체적인 예시 몇 가지를 들어볼게요!
1) 000그룹의 경우 매월 25일이 급여명세서 제출 마감일입니다. 만약 25일이 공휴일이라면 그 다음 영업일에 제출해야 합니다.
2) △△기업은 급여대장을 27일에 마감하므로 그 2~3일 전인 24~25일 사이에 명세서를 HR 부서에 제출하면 됩니다.
3) ◇◇은행 역시 매월 27일 급여대장 마감을 하는데요, 월중 15시간 이상의 연장/휴일/야간 근무를 한 경우에 한해 증빙서류를 함께 제출해야 합니다.
이렇게 회사마다 약간씩 기준이 다른데요, 보통 월중 15일경에 HR 담당자 분들께서 그룹웨어나 이메일로 공지사항을 띄워주시곤 합니다. 한번쯤은 그 기한을 어기셨을 거예요?ㅎㅎ 모르면 바로 물어봐도 되지만, 회사 기강 차원에서 제때 제출하는 것이 좋겠죠?
지각비나 벌금이 싫다면 정확한 급여명세서 제출 시기를 숙지하는 게 참 중요해요! 이왕 일한 건데 노력했던 만큼 공정한 대우를 받아야겠죠? ^^
근로자 개인정보 보호 조치
직원들의 개인정보가 유출되는 일은 최악의 시나리오랍니다! 🙁 개인정보 유출은 회사와 직원 모두에게 큰 타격을 줄 수 있기 때문이죠. 그래서 회사에서는 개인정보 보호를 위해 아주 엄격한 조치를 취하고 있답니다. ^^
개인정보 접근 권한 최소화
먼저, 개인정보 접근 권한을 최소화했어요. 개인정보에 접근할 수 있는 직원은 인사팀 몇 명뿐이에요. 이들도 정기적으로 보안 교육을 받고 있구요. 개인정보를 다룰 때는 반드시 보안 프로그램을 실행해야 해요.
문서 보안 강화
그 다음으로 중요한 건 문서 보안이에요. 개인정보가 담긴 서류는 모두 잠금 장치가 된 캐비닛에 보관되고 있답니다. 캐비닛 키는 인사팀장만 가지고 있죠. 게다가 모든 개인정보 문서에는 ‘기밀’ 스탬프가 findly 되어 있어요. !
전자 문서 보안 강화
전자 문서 보안도 철저해요. 개인정보가 포함된 파일은 모두 암호화돼 있고, 인tranet 상에서만 접근 가능해요. 인트라넷 접속 시에도 2차 인증이 필요하답니다. ?!
직원 교육도 꾸준히 이뤄지고 있어요. 연 2회 이상 개인정보 보호 교육이 있는데, 이수하지 않으면 징계 대상이 되죠. 엄~청 꼼꼼하게 체크한답니다. ^^
이렇게 개인정보 보호를 위해 많은 노력을 기울이고 있지만, 사실 가장 중요한 건 직원 여러분의 의식이랍니다. 개인정보가 잘못 다뤄지면 큰 문제가 생길 수 있으니 항상 주의해야 해요. 혹시 문제 상황을 목격하면 꼭 신고해주시기 바랄게요! 😀
정확한 근무시간 기록의 중요성
여러분 하루 일과는 어떠신가요? 회사에 출근해서 퇴근할 때까지 근무시간 기록을 제대로 하고 계신가요? 근무시간 기록이 중요한 이유를 말씀드리면^^
법적 의무사항
먼저, 정확한 근무시간 기록은 법적 의무사항입니다! 근로기준법에 따르면 사용자는 근로자의 근로시간을 전산으로 기록하고 3년간 보존해야 합니다. 이를 어기면 500만원 이하의 과태료가 부과됩니다?! 게다가 근로감독 시 과태료 외에도 시정지시와 형사처벌을 받을 수 있습니다.
급여 계산의 기준
또한 정확한 근무시간 기록은 급여 계산의 기준이 됩니다. 법정수당 계산, 연차휴가 산정, 퇴직금 지급 등이 모두 근무시간 기록에 따라 이뤄집니다. 실제 근무시간과 다르게 기록되면 근로자 여러분께 피해가 갈 수밖에 없겠죠?
기록 관리의 중요성
그렇다고 단순히 출퇴근 시간만 기록하면 안 됩니다. 최근 3년간 전체 근로자의 연장/휴일/야간 근로시간 기록을 보관해야 합니다. 특히 IT업계에서는 불규칙한 근무패턴이 많아 근무시간 기록 관리가 매우 중요합니다!
통계청 조사에 따르면 2020년 전체 기업의 35.8%가 근로기준법을 위반했다고 합니다. 주된 이유는 바로 부적절한 근로시간 기록 관리였죠?! 우리 회사도 안전할까요? 한번 꼼꼼히 점검해볼 필요가 있겠어요.
정확한 근무시간 기록은 회사와 근로자 모두에게 이롭습니다. 규정을 잘 지켜 근무환경을 개선하고, 서로 신뢰할 수 있는 관계를 만들어가는 게 중요하답니다^^ 오늘부터 작은 실천을 해보는 건 어떨까요?
지출 증빙 서류 첨부 요령
요즘은 회사에서 지출 내역에 대한 투명성을 굉장히 중요하게 여기고 있어요. 그래서 이런저런 지출 내역을 회계팀에 제출할 때 증빙 서류가 필수적이라고 할 수 있죠. 하지만 실제로 어떤 서류를 첨부해야 하는지 잘 모르시는 분들이 많으실 것 같아요. 그래서 오늘은 지출 증빙 서류 첨부 요령에 대해 자세히 설명드리겠습니다!^^
세금계산서
우선 가장 기본적인 증빙 서류는 바로 ‘세금계산서‘입니다. 사업자등록증이 있는 곳에서 물품이나 서비스를 제공받으면 세금계산서를 의무적으로 발급받아야 해요. 세금계산서에는 공급가액, 부가가치세액, 총 거래금액 등의 정보가 담겨있기 때문에 매우 중요한 증빙 자료가 됩니다.
계산서 또는 영수증
만약 개인 사업자나 간이과세자로부터 물품이나 용역을 공급받았다면, ‘계산서‘ 또는 ‘영수증‘을 첨부하면 됩니다. 계산서와 영수증에는 공급자 정보, 공급일자, 공급가액 등의 내용이 기재되어 있어야 합니다. 숫자가 잘 보이지 않거나 필수 정보가 누락된 경우에는 증빙력이 약해질 수 있으므로 주의해야 해요!
여비교통구 영수증
그리고 식대나 출장비, 교통비 등 개인적으로 지출한 경비가 있다면 ‘여비교통구 영수증’을 꼭 첨부하세요. 현금영수증이나 신용카드 영수증도 괜찮습니다. 하지만 너무 자잘한 금액의 영수증일 경우에는 하나로 모아서 제출하는 것이 좋겠죠? 예를 들어 현장에서 물품을 구매할 때 가게에서 영수증을 따로 발급받지 않으면, 그 물품값을 전체 지출내역에 포함시킬 수가 없어요.
결재 문서
마지막으로 비용 지출에 대한 결재 문서도 반드시 첨부해야 합니다. 결재 문서 없이는 그 지출 행위 자체가 정당화될 수 없기 때문이죠. 어떤 이유로 어떤 비용을 지출했는지가 명확히 기재되어 있어야 해요.
이렇게 영수증류와 결재 문서만 잘 챙겨서 제출하면 지출 증빙이 완벽해집니다! 처음에는 귀찮고 번거로울 수 있지만, 이렇게 하면 회계 투명성도 높아지고 나중에 세무 조사를 받게 되더라도 걱정 없이 대응할 수 있게 되니 꼭 실천해봐요:)
여러분, 직원 지급명세서를 제출할 때는 신중을 기해야겠어요. 개인정보 보호를 위해 주의를 기울이고, 근무시간을 정확히 기록하는 게 중요합니다. 또한 증빙서류를 빠뜨리지 말고 첨부하는 습관을 들이는 것도 좋겠죠. 이렇게 작은 부분까지 꼼꼼히 챙기면 회사 내 업무 처리가 원활해질 거예요. 우리 모두 서로를 배려하며 즐겁게 일할 수 있기를 바랍니다.